Что делать если закупщик сидит на откате. Откат в снабжении

«Приветствую, читатель «Дневника маркетолога». Поговорим на злободневную тему практически в любом розничном, да и не только в розничном, бизнесе. Поговорим об откатах в снабжении. Не секрет, что проблемы компаний, связанные с откатами появились давно, и скорее всего вряд ли исчезнут. Нужно ли с этим бороться? А самое главное как искоренить откат в снабжении фирмы? Именно об этом пойдет речь в данной статье.»

Для того чтобы компании могли выживать и развиваться в современных рыночных условиях, им необходимо постоянно увеличивать свою прибыль. Оно и понятно, но... Как этого добиться? Одним из способов является снижение издержек при закупке товаров. Однако именно здесь компания натыкается на стену в виде сотрудника отдела снабжения, который, в общем-то, не заинтересован в развитии бизнеса компании, но заинтересован в увеличении личного благосостояния. За счет чего? Как один из вариантов – это взятка.

Возникает вопрос, а какое отношение имеет маркетинг к откатам отдела снабжения? А самое, что ни на есть прямое. Задача маркетинга - обеспечивать удовлетворение запросов и потребностей покупателя, а не личные мотивы снабженца.

Ассортимент в магазине должен быть спланирован исходя из предпочтений покупателя и как минимум логики. Запасы остатков так же должны быть адекватны продажам и возможностям поставок, но ни как ни желаниям поставщиков. И последние, снижение издержек предприятия и увеличение его прибыли – разве не в этом итоговая цель маркетинга?

Я не испытываю личной антипатии к менеджерам отдела снабжения, я их даже люблю. Со многими у меня очень хорошие отношения, с некоторыми даже дружественные, но как говорил Бодров в фильме Брат-2: «Вся сила в правде».

В России, взятки и откаты в отделах снабжения, являются по большей части нормой жизни. По статистике, а ей нельзя не верить, более 70% поставщиков презентуют менеджерам отдела снабжения от 1 до 15% стоимости отгружаемого товара в виде личного бонуса или отката.

Помимо этого поставщики официально платят компаниям, за продвижение своего товара на полках магазина. И еще, опираясь на статистику, среди снабженцев от 10 до 50% относятся к категории «откатчиков» и зависит это от внутреннего контроля в самой компании.

Конечно же, все дополнительные издержки, и откат снабженцу в том числе, закладываются в стоимость товара (прибыль получать хочет каждый). И как следствие, с учетом маржи самого ритейлера, на выходе, конечная цена для покупателя на 10-20% выше.

Негативные стороны отката в снабжении ритейла

Поставщик несет потери и завышает цену, в связи, с чем объемы продаж снижаются.
Ритейл несет дополнительные издержки, за счет цены и условий поставки.
Покупатель – тратит либо слишком много, либо не тратит вообще, но остается при этом без покупки.
И даже снабженец, получивший двойную выгоду (одну в виде отката, другую в виде зарплаты), вынужден нарушать закон, изводить свои нервы и работать под страхом увольнения в случае раскрытия тайны.

Откат в снабжении. Сколько и за что?

Ввод нового товара в ассортимент. В данном случае сумма бонуса снабженцу может достигать до 5% от суммы поставки. Для сети это грозит завышенной ценой и заниманием торговой площади, непроверенным товаром.

Закупка торгового оборудования для оснащения розничной сети. Так же в эту категорию можно отнести закупку хозяйственных и канцелярских принадлежностей для обеспечения работы офиса. Сумма отката может достигать 20% суммы поставки. Для любой компании это завышенные затраты, которые возможно себя не окупят.

Заказ лишнего или скоропортящегося товара. Мало того, что ритейл (в основном продуктовый) несет затраты на списание просроченного товара, который не всегда можно вернуть поставщику. Так же это возросшие затраты на хранение избыточного товара на складе и загруженность склада, что может привести к еще большим затратам на увеличение площади склада (например приобретение нового) или отсутствия возможности складирования ходового товара. Сумма отката менеджера отдела снабжения может достигать 10% от стоимости заказа.

Выкладка товара на выгодных местах. Иногда появление товара в самом лучшем месте торгового зала связано не с критериями мерчендайзинга или повышением прибыли, а с инициативой снабженца. В данном случае сеть теряет деньги, которые можно было получить от поставщика за выгодное размещение товара (оплата золотой полки, вполне официальная маркетинговая статья доходов любого ритейлера, просто поставщики об этом не всегда знают и действуют через снабженцев). Откат в данном случае может составлять до 10-15% стоимости месячных или квартальных продаж товара. Кстати если идти официальным путем, то может быть гораздо дешевле.

Как же выявить откаты в отделе снабжения?

Задача выявления получения отката менеджером отдела снабжения очень не простая, но вполне разрешимая. Заниматься этим должны отдел безопасности или руководящий состав компании. Дальше перечислены основные признаки работы по откатной системе у снабженцев. Все они косвенные, но их совокупность позволит сделать правильные выводы.

Во-первых, не стоит не доверять слухам. Зависть человека очень сильная штука и она неистребима. Я не говорю о том, что каждым слухам нужно верить, но проверять их и вести более пристальное наблюдение все-таки стоит.

Во-вторых, стоит обратить внимание на уровень жизни снабженца. Вряд ли сотрудник, с зарплатой в 30 000 – 40 000 рублей в месяц может позволить содержать дорогую в обслуживании престижную иномарку или квартиру в элитном доме в центре города. Не факт, конечно, что эти средства были получены за счет откатов, но внимание обратить на это стоит.

В-третьих, зачастую, переговоры об откатах всегда ведутся вне стен компании. Стоит понаблюдать за менеджером отдела снабжения, который на переговоры выезжает к клиенту.

В-четвертых, необходим мониторинг цен, причем постоянный. Если у конкурента цена дешевле, то нужно четко понимать за что вы переплачиваете. Естественно здесь есть масса объективных причин, например меньший объем поставки или дополнительный сервис (собственная доставка поставщика) и пр., но обратить внимание на это необходимо.

Как один из вариантов – это проверка менеджеров отдела снабжения на полиграфе. Естественно это дополнительные затраты и необходимо согласие сотрудника, но в результате затраты могут окупить многократно. И желательно руководству компании, при использовании данного метода, подать личный пример.

В-шестых, к косвенным признакам существования отката, можно отнести перво степенность оплаты счетов от одной и той же компании. Т.е. у менеджера отдела снабжения появился «любимчик» среди поставщиков, интересы которого начинают лоббировать внутри компании.

Как бороться с откатами в отделе снабжения?

Когда на основе косвенных признаков, удается выявить заинтересованность снабженца в той или иной компании, но четких доказательств нет – необходимо принимать меры. Что в этом случае можно предпринять:

Передать компанию-поставщика другому менеджеру, снизить объемы закупок (по возможности, не снижая продажи), оттягивать платежи по счетам. Снабженец, которому платят откат, имеет ряд договоренностей и должен отрабатывать свои деньги. В этом случае им будут предприняты определенные шаги для улучшения ситуации – здесь и станет все понятно.
Четко озвучить всем поставщикам, какие в компании есть официальные возможности представления товара в розничной точке продаж. Желательно это общение осуществить не силами менеджера отдела снабжения.
Перезаключить договора на поставку товара с внесением в него пункта о серьезных штрафах, для поставщика в случае установления факты отката. И полного разрыва, каких либо отношений. В случае «вымогания» отката со стороны отдела снабжения предоставлять данные руководству компании, т.е. попросту сдавать снабженца. Поставщик не заинтересован терять своих клиентов (в виде магазина) и в случае выбора между отдельной личность и постоянным каналом сбыта своей продукции решение будет, принято не задумываясь. Единственное это может не сработать в случае родственных связей поставщика и менеджера отдела снабжения.
Увеличить бонусную часть заработной платы менеджера отдела снабжения. Если менеджер будет иметь очень вескую материальную мотивацию вести честную игру, и сильный страх потерять работу за получение отката – то я больше чем уверен, откатов станет меньше. Но для этого нужен постоянный контроль над деятельностью снабженца.
Постоянный мониторинг розничных цен. Если все честно, и цены для ритейлера выше за счет определенных критериев, то задача менеджера отдела снабжения выявить эти критерии и предпринять меры для снижения закупочной цены.

В любом случае перегибать палку в борьбе с откатами снабжения не стоит. Очень сильное закручивание гаек может привести к разрыву отношений с хорошим поставщиком или потерей очень неплохого снабженца. Что ж тут поделать менталитет у нас такой и готовы брать с удовольствием и поощрять не забываем – иначе в России не выжить.)

На этой оптимистичной ноте, пожалуй, закончу. Пишите в комментариях или на почту ваши мысли по данному вопросу, а так же подписывайтесь на обновления блога.

Сегодня я хочу предложить вашему вниманию статью на очень актуальную тему – откаты в отделе продаж. Эта статья опубликована в июньском номере . Автор статьи – Максим Горбачев, независимый тренер-консультант, соавтор книги «О.Т.К.АТ. – Особая Техника Клиентской Аттракции».

Традиционно противостояние откатам происходит в сфере закупок, но, несмотря на это выплата «личных бонусов» закупщикам усложняет жизнь и руководству компаний-поставщиков. Ведь часть этих откатов может оседать в карманах собственных продавцов. Следовательно, сначала надо определиться с тем, как бороться с «распилом» откатов в отделе продаж. Благодаря откатам многие менеджеры по продажам за какие-то считанные месяцы успевают «заработать» на квартиру и машину.

Каким же образом продажники осуществляют «распил» откатов:

«Договор» – менеджер по продажам договаривается с закупщиком о пропорции, в которой делите откатные деньги, «чтобы все были довольны».
«Недонос» – «продажник» сообщает своему руководству о том, что сотрудник такой-то организации требует откат. Ну и, конечно, отказывается говорить и вообще контактировать по этому вопросу с кем-либо кроме этого менеджера по продажам. Продавец получает откатные деньги и… не доносит их ничего не подозревающему о своей коррумпированности клиенту.

Какие же избежать этого явления в отделе продаж?

Со схемой «Недонос» можно бороться, задействовав альтернативный канал передачи денег: через службу безопасности, путем перечисления на счет закупщика или пластиковую карту. В одной из компаний, занимающейся кабельно-проводниковой продукцией, менеджеры сами носили откаты. Новый директор решил изменить эту ситуацию. Было объявлено, что со следующего месяца все откаты развозит руководитель службы безопасности. Продажники, конечно, старались отвоевать позиции – заявили, что объем продаж в следующем месяце снизится минимум вдвое. Руководство не отступило. В результате объем продаж не изменился, а объем откатов снизился вдвое, и те менеджеры, у которых произошла такая ситуация – работали по принципу «Недонос», попали «под колпак» службы безопасности и вскоре были уволены.

Для борьбы со схемой «Договор» необходимо исключить менеджеров по продажам из процесса переговоров об откате. В некоторых компаниях существует правило: когда клиент намекает на откат, то переговоры с ним ведет руководитель.

В сфере закупок необходимо в первую очередь развести функции поиска поставщиков и принятия решения о закупке. Самый простой способ разделения функций – когда специалист по снабжению по результатам взаимодействия с поставщиками готовит конкурентную таблицу, в которой указываются закупаемая номенклатура, цены поставщиков и условия поставки, а затем предоставляет ее для принятия решения руководителю или собственнику.

Рекомендуется также премировать снабженцев за экономию на закупке. Но при этом необходимо, чтобы отдел маркетинга регулярно проводил мониторинг цен на рынке, а товароведы контролировали качество поставленной продукции. Иначе закупщик купит за две копейки неликвид и получит свою премию.

больших корпорациях допол-

нительные сложности могут

создаваться из-за наличия цен-

процедур и пр., но, как показывает пе-

чальный опыт, они лишь затрудняют

откаты, но не исключают их совсем.

В 2011 г. был проведен опрос ру-

ководителей 120 торговых компаний.

На вопрос «Платите ли вы закупщи-

ку клиента бонус наличными?» 78 %

опрошенных ответили утвердитель-

но. Каждый, кто работал в продажах

B2B, рано или поздно сталкивался с

ситуацией, когда условием работы с

важным клиентом оказывалась воз-

можность дать откат с суммы сделки.

Вбольших корпорациях дополнительные сложности могут создаваться из-за наличия централизованных закупок, конкурсных процедур и пр., но, как показывает печальный опыт, они лишь затрудняют откаты, но не исключают их совсем.

В 2011 г. был проведен опрос руководителей 120 торговых компаний. На вопрос «Платите ли вы закупщику клиента бонус наличными?» 78 % опрошенных ответили утвердительно. Каждый, кто работал в продажах B2B, рано или поздно сталкивался с ситуацией, когда условием работы с важным клиентом оказывалась возможность дать откат с суммы сделки.

Откаты выгодны обеим сторонам, и, как это ни парадоксально звучит, они повышают эффективность работы. Мои иностранные коллеги даже удивлялись: «Юля, почему ты так волнуешься из-за этих откатов? Это даже хорошо. Вот смотри, менеджер заключил договор, и нам не надо платить бонус. Он получит его от другой стороны!». Это позиция иностранного партнера. А вот я объясняю ему случай из моей прошлой практики: «Пришел ко мне подрядчик с записью разговора на телефоне, где наш инженер ему предлагает: «Вы дали нам коммерческое предложение на поставку металлических дверей на 3 000 000 руб., а я предлагаю сделать его на 5 000 000 руб. Разницу поделим». Так из чьего кармана будет бонус???

Соблазн использовать механизм откатов появляется прежде всего у сотрудников, отвечающих за снабжение организации: от закупок сырья до поставки канцтоваров. Риск возрастает, если решение принимается не коллегиально, а, например, через цепь согласований. Значительное число менеджеров полагает, что откат не является чем-то неприемлемым. Так, бывший премьер-министр Виктор Черномырдин, отец сотен крылатых фраз, выдал как-то интересную реплику: «Пусть лучше человек украдет на 10 %, но на 90 % сделает как надо. Вор, но пользу приносит».

Результаты исследований показали:

Около 10 % сотрудников не решатся на мошенничество и воровство ни при каких обстоятельствах;

Еще 10 % пойдут на подобное преступление при любых условиях.

Оставшиеся 80 % - в принципе не мошенники, но если внешние обстоятельства подтолкнут к подобному шагу, то они смогут преступить черту.

Индикатором потенциальной угрозы со стороны служащего является так называемый «треугольник мошенничества»: чтобы должностное преступление состоялось, требуется стечение трех обстоятельств (рис. 1) .

Как квалифицировать откаты

Пленум Верховного суда РФ в своем Постановлении от 10 февраля 2000 г. № 6 «О судебной практике по делам о взяточничестве и коммерческом подкупе» указывает:

«…20. Получение должностным лицом либо лицом, выполняющим управленческие функции в коммерческой или иной организации, денег, ценных бумаг и других материальных ценностей якобы за совершение действия (бездействие), которое он не может осуществить из-за отсутствия служебных полномочий или невозможности использовать свое служебное положение, следует квалифицировать при наличии умысла на приобретение указанных ценностей как мошенничество по статье 159 УК РФ».

Подпадает это преступление и под статью 290 УК РФ - «получение взятки». Однако раскрываются подобные дела все-таки редко, потому что обе стороны заинтересованы друг в друге и, соответственно, молчат.

Схемы преступных действий

Сценарий 1. Представим ситуацию, когда на уровне компании принимается решение о выборе поставщика. Естественно, окончательное решение зачастую будет приниматься высшим руководством, а организационная часть будет поручена функциональным менеджерам: выбор поставщика материалов, комплектующих и товаров - отделу снабжения, выбор поставщика программного обеспечения и услуг по его внедрению - ИТ-службе и т. д.

Функциональный менеджер ищет личный интерес. В этом случае его поведенческая линия будет примерно следующей:

Лицо, принимающее окончательное решение, будет медленно, но верно подводиться к выбору того поставщика, который предложил больший «интерес». При этом прочие условия поставщиков могут как быть равны, так и различаться - это зависит от обстоятельств и личных качеств функционального менеджера.

Сценарий 2. Предположим, что сот/удник, работающий у нас (в компании № 2), знает, как провести платеж и получить откат, - например, его знакомый в компании № 1 присылает счет. Наш сотрудник бежит к своему менеджеру и по причине аврала, отсутствия запчастей, срочной поставки и т. п. просит срочно подписать счет, его проплачивают, поступившая сумма в компанию № 1, делится между «друзьями». В таком случае подтверждающие сделку/поставку/услугу документы обычно подделываются (рис. 2) .

Сценарий 3 . Идеальное преступление. Вы читали детективы? Вот пример идеального преступления: деньги украдены, а никого не привлечешь к ответственности! Когда я расследовала это дело несколько лет назад, я просто восхищалась изобретательностью наших сотрудников, их наглостью и их индифферентностью.

Итак: при проведении очередной инвентаризации новый бухгалтер (обратите внимание: новый человек в компании!) обнаружила, что на складе отсутствуют запчасти. Предполагаю, что дело было так (рис. 3) :
менеджер компании получает по факсу счет. Зная, что генеральный директор в отпуске, а замещающий его человек заболел, он мчится к третьему менеджеру с просьбой подписать счет на 2 000 000 руб. (хотя внутренними политиками компании при сумме более 800 000 руб. необходимо подписать контракт), он объясняет, что линия стоит, срочно нужны запчасти. Итак, счет подписан. Далее - главбух. Когда я потом ее спрашивала, почему же она оплатила счет без договора, знаете, что она ответила? «А я привыкла людям верить!». Виновата ли она? Нет. Деньги она себе не присвоила, законов не нарушила. Да, она нарушила внутреннюю инструкцию, но за это привлечь, увы, не получится. Далее счет поступает на проверку в Treasure Department. Когда я потом выясняла, кто же там проверял счет, оказалось, Маня заболела, Ваня замещал, да не знал политик и т. д. Вобщем, счет поступает на оплату, и деньги идут в банк. Оттуда - подрядчику.

Думаете, это все? 2 000 000 руб. поделили между собой удачливые друзья из разных компаний? Нет. Вы же знаете, что нужны подтверждающие документы! Думаю, было так: наш менеджер подошел к складскому работнику, у которого зарплата, скажем 15 000 руб., и дал ему столько же. Он и подписал накладную. Когда я потом его опрашивала, где запчасти, при каких обстоятельствах он подписал накладную, я услышала простой до наивности ответ: «Не помню… Полгода уж прошло». Занавес!

Иностранные коллеги говорят мне: «Обращайся в полицию, в суд». Не можем. У подрядчиков есть накладная, что запчасти нами были получены. Иностранные коллеги говорят мне: «Обращайся в налоговую». А что налоги? Они были заплачены, можно даже не сомневаться. Уволить сотрудника склада? Но видеозаписи за прошедшие полгода не сохранились. Никаких доказательств, установить истину не удастся. Ну и самое главное, менеджер, который это все «прокрутил», уже уволился. Иностранные коллеги говорят мне: «Найди его и допроси». Увы, в HR-отделе сохранился адрес его регистрации, но он там не живет. Мобильный телефон, принадлежащий нашей компании, он нам же и сдал.

Итак, вывод: для того и пишутся инструкции, чтобы им следовали все сотрудники - от генерального директора до работника склада. Нельзя отступать от них, даже если нет запчастей или началась война.

Еще один вывод: в HR-отделе должна быть информация об уже уволившихся сотрудниках. Родственники, знакомые. Адреса и телефоны съемных квартир. Под любыми предлогами.

Сценарий 4. Руководитель высшего звена создает подставную фирму на первое попавшееся лицо, которое не вызовет подозрений и связи в качестве учредителя с действующим руководством фирмы. Зачастую для этой цели используют бомжей, нервнобольных, да и, в конце концов, людей, живущих в другой части России.

Созданная фирма получает все преференции - отсрочки платежа, немыслимо низкие цены, и, само собой, все ресурсы материнской компании, выступающей в данном случае в качестве донора.

Продукция отписывается на подставную фирму, а далее возможно два варианта. Вариант первый - продукция отписывается конечному клиенту по рыночным ценам, а затем прибыль на счет трансформируется в наличные деньги, распределяемые между заинтересованными лицами.

Вариант второй, не менее распространенный - продукция отписывается по низкой цене, а затем фирма-клиент возвращает часть маржи до рыночного уровня цен руководящим лицам компании-поставщика. Возникает феномен «обратного» отката.

Борьба с откатами

Бороться с откатами можно и нужно.

Никогда не брать за основу предложенный вариант договора контрагента. Этим часто грешат юристы, когда им легче взять уже готовый вариант, предложенный контрагентом, чем самим что-то разработать. Причем надо не просто проверять текст договора, но и думать о возможных рисках, заложенных в каждой строчке договора

Проверять цены, указанные в коммерческих предложениях

Проводить проверку контрагентов.

Если компания создана в марте, а сейчас май, то с большой долей вероятности можно утверждать, что она специально была создана под ваш проект

Можно пользоваться услугами независимой компании, осуществляющей мониторинг рынка по оговоренному перечню номенклатуры товаров или услуг с заданными качественными характеристиками (в т. ч. поставщиков)

Можно также сохранять результаты такого мониторинга в файл (обобщенный прайс-лист)

Очень хорош вариант, когда решение по тендеру принимается коллегиально, поставщику гораздо сложнее договориться с несколькими людьми, чем с одним. По возможности, организуйте коллегиальные переговоры, привлекайте к общению с подрядчиком не только менеджера, но и непосредственного начальника, юриста, «безопасника» и т. п. Постарайтесь, чтобы переговоры проходили в офисе вашей компании

Старайтесь повышать уровень контакта с клиентом. Как правило, чем ниже уровень общения (клерки, менеджеры по закупкам, сотрудники отдела снабжения и т. п.), тем выше вероятность столкнуться с требованием отката. Чем выше уровень, тем такая ситуация менее вероятна. Мне не встречались владельцы бизнеса, берущие откат, хотя я слышала о совладельцах, замешанных в этом

Проверки сотрудников. Есть такая практика в некоторых организациях: всех сотрудников так или иначе способных принести вред организации, регулярно тестируют на детекторе лжи. Причем крупные компании заводят своих полиграфистов. Люди понимают, что от полиграфа до увольнения срок небольшой, и уже боятся брать откаты. Не верьте статьям и передачам, что это нарушает права сотрудников. Обратитесь за советом к компаниям, где уже используют полиграф.

Наказание

Наказание для сотрудника, уличенногов получении откатов, может быть весьма суровым: ему грозят статья 201 «Злоупотребление полномочиями» и статья 204 «Коммерческий подкуп» Уголовного кодекса. При этом правонарушителем может быть признано лишь лицо, которое распоряжается имуществом и деньгами организации, принимает другие управленческие решения. Если сотрудник не обладает этими полномочиями, его крайне сложно привлечь к ответственности.

К сожалению, трудовое законодательство не рассматривает получение откатов в качестве основания для увольнения работника.

Внешние признаки такого состава преступления отсутствуют: деньги и товары напрямую не пропадают, финансовая отчетность в ажуре.

Зачастую такому сотруднику можно просто предложить покинуть компанию. Хотя в моей практике были случаи, когда таким сотрудникам еще и платили «лишние» оклады, лишь бы ушли. И, к сожалению, я не знаю ни одного случая ни из моей практики, ни из практики моих коллег, чтобы таких «откатчиков» удалось уволить по статье.

Слово "откат" давно стало привычным синонимом "взятки". А она, как известно, развращает чиновников и бизнесменов, быстро привыкающих решать все проблемы при помощи конверта с деньгами, и подрывает здоровье не только экономического организма, но и государства в целом. Поэтому в любой стране откат считается чрезвычайно серьезным уголовным преступлением, и наша страна тут не исключение. Однако в сегодняшней России откат играет и другие роли, подчас самые неожиданные.

Обычай делового оборота

"Пчелка и та взятку берет!" — эта фраза может служить девизом многих российских закупщиков и госчиновников. И то и дело миллионы россиян, прильнув к телеэкранам и мониторам компьютеров, с затаенной радостью в сердце ("Попались, голубчики!") узнают подробности очередного скандала, связанного с коммерческим подкупом и взяточничеством при закупках. Закупка льготных лекарств Фондом обязательного медицинского страхования, закупка Пенсионным фондом компьютерной техники, коррупционный скандал в Агентстве по страхованию вкладов, расследование причин сотрудничества Министерства информационных технологий и связи с компанией Siemens... Впрочем, возможность наблюдать за развитием откатных скандалов есть и у жителей других стран. Недавно в коррупционном скандале оказались замешаны топ-менеджеры сети магазинов IKEA. Их обвинили в получении миллионных взяток от строительных компаний, которым эти менеджеры устраивали подряды на строительство торговых комплексов в Германии. А менеджеров германского подразделения Philips недавно заподозрили в подкупе сотрудников розничных сетей.

Виктория Осипова, финансовый директор компании "Авантель Клаб Истра":Откаты являются проблемой для собственников и руководителей коммерческих организаций. Получение отката снабженцем приводит к тому, что закупка товара или сырья идет не на самых выгодных для компании-покупателя условиях, что приводит к росту себестоимости и в конечном итоге к снижению рентабельности бизнеса.

Дмитрий Ткаченко, тренер-консультант, автор книги "О.Т.К.АТ.— Особая Техника Клиентской АТтракции": Вспоминается притча. Японский чиновник едет в Китай, встречается с китайским чиновником и видит, что у него большой красивый дом, хотя получает он меньше японца. "Как это так? Зарплата у вас небольшая, а такой дом". Китайский чиновник проводит японца к окну, указывает на дорогу и говорит: "Дорогу видите? Мне с нее 25% пошло". Затем японский чиновник едет в Нигерию, встречается с африканским чиновником, и все повторяется. Только африканский чиновник получает еще меньше китайского, однако у него дом гораздо шикарнее. Японец спрашивает: "Как это так?" Африканский чиновник подводит японца к окну и говорит: "Дорогу видите?" "Нет там никакой дороги".— "Потому и нет, что мне с нее 100% досталось". Если проводить параллели, то случай с китайским чиновником ближе к сфере закупок коммерческой организации, с африканским — закупок для госсектора .

Роман Бодряков, генеральный директор ООО "РОМБ Консалтинг" (консалтинг в сфере управления закупками): В 2006 году наша компания провела опрос руководителей 120 торговых компаний. На вопрос "Платите ли вы закупщику клиента бонус наличными?" 78% опрошенных руководителей ответили утвердительно. При этом они сослались на то, что платят откаты в связи со сложившимися правилами работы на рынке. То есть получается, что для многих откат — обычай делового оборота, без которого обходится редкая сделка.

Откаты по закону и по жизни

Понятие "откат" вошло в русский язык сравнительно недавно, заменив такие понятия, как "взятка" и "коммерческий подкуп".

Действительно, анализ показывает, что все существующие определения отката есть перевод с юридического на русский язык статей 204-й (коммерческий подкуп) и 290-й (получение взятки) Уголовного кодекса Российской Федерации. Под коммерческим подкупом понимается "незаконная передача лицу, выполняющему управленческие функции в коммерческой или иной организации, денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное оказание ему услуг имущественного характера за совершение действий (бездействия) в интересах дающего в связи с занимаемым этим лицом служебным положением".

Антон Ходарев, финансовый директор УК "Сапсан": Важный момент, на который стоит обратить внимание,— в раскрытии факта передачи отката должна быть заинтересована хотя бы одна из сторон, которая должна проинформировать правоохранительные органы о предложении коммерческого подкупа. На практике это происходит крайне редко — ну не заинтересованы представители коммерческих организаций подставлять друг друга! Этим объясняется практически полная латентность (скрытость) данного преступления.

Подавляющее число дел (из мизерного количества выявленных и дошедших до суда) по факту "откатинга" разваливается в суде. Дело в том, что главной практической проблемой применения ст. 204 УК РФ, как и в случае со взяткой, является доказуемость состава преступления. То есть доказать в суде наличие связи между получением денег (имущественных благ) и принятым решением в интересах дающего всегда крайне проблематично.

Роман Бодряков: В одной торговой компании решили не ограничиваться увольнением закупщика, пойманного на откате. На него завели уголовное дело, привлекли к ответственности и менеджера по продажам компании-контрагента. Дело, конечно же, до суда не дошло, но показательными стали последующие события. В течение двух месяцев больше половины закупщиков уволилось по собственному желанию, но зато стоимость закупаемой продукции снизилась в среднем на 7%.

Впрочем, как известно, при неукоснительном применении законов, регулирующих хозяйственную жизнь страны, чиновники могли бы эту жизнь совершенно затормозить, оставаясь на почве законности. Так что в России откат сплошь и рядом выступает в "конституционной" роли. Откаты позволяют внедрять новые технологии, в кратчайшие сроки получать согласования по бизнес-проектам, которые при обычной процедуре рассмотрения затянулись бы на годы.

Все чаще на различных рынках появляются примеры так называемого обеления откатов. "Обеление" обычно происходит под видом проведения маркетинговых акций, в ходе которых закупщики, выполнившие требования поставщика (определенный объем закупки, закупка всей ассортиментной линейки и т. д.), получают персональные бонусы в виде подарков.

Так, например, компания Microsoft в 2006 году предлагала системным администраторам "поощрительную программу для сотрудников, которые прилагают усилия к лицензированию используемых в их компании продуктов Microsoft".

Сначала системные администраторы ряда потенциально интересных для Microsoft компаний получили неожиданное предложение. В письме, адресованном лично сисадмину, его приглашали принять участие в упомянутой "поощрительной программе". В письме и на специальном закрытом сайте приводилась и подробная схема премирования, которая заключалась в следующем: если компания закупит лицензионное ПО на $2500, то способствовавший этому сотрудник организации получит 150 у. е. Правда, единовременно он мог получить не более 1000 у. е. И речь, конечно, шла не о наличных: сисадмину предполагалось выдать пластиковую карту сети "Мир" на сумму, эквивалентную полученному бонусу. Примечательно также, что руководители большинства компаний так и не узнали о том, что Microsoft выдает персональные бонусы их сотрудникам.

Так что же предлагала компания Microsoft сисадминам — откат или участие в маркетинговой акции? С обывательской точки зрения — откат. С юридической — нет.

Дашь грош — будешь хорош

Самый животрепещущий вопрос — как поднять эту щекотливую тему в разговоре, что говорить, какие фразы использовать, когда предлагаешь откат. Тема-то щекотливая...

Дмитрий Ткаченко:Прежде чем стать независимым бизнес-тренером, я работал начальником отдела продаж в компании, занимающейся поставками спецодежды промышленным предприятиям. Все сделки по крупным предприятиям проходили с использованием схем "личного бонусирования". Там и был наработан опыт, легший в основу авторского тренинга "О.Т.К.АТ.— Особая Техника Клиентской АТтракции" и одноименной книги. Самым важным навыком, которому научили меня и которому учу я, является умение вести разговор сразу на двух уровнях — таким образом, чтобы каждую фразу можно было интерпретировать и как обсуждение "белой" стороны сделки, и как предложение отката. Например, в начале беседы очень хорошо прощупать потенциального получателя отката двусмысленными фразами: "Для вас будет очень выгодно обслуживаться в нашей компании", "Мы готовы пойти вам навстречу, чтобы вы выбрали нашу компанию", "Возможна скидка в любой удобной для вас форме". Русский язык многогранен, и часто звучащее в двусмысленных фразах местоимение "вы" может пониматься двояко: "вы" как человек, "вы" как организация. В ходе общения с оппонентом "вы" следует слегка интонационно выделять — полусекундная пауза, легкая смена интонации или громкости голоса прекрасно акцентируют внимание собеседника, подсказывая ему, что в ваших словах есть скрытый смысл. Второй важнейший навык при работе с откатами — нужно отслеживать реакцию потенциального получателя на ваши двусмысленные фразы и понимать неявный смысл его слов. Если в ответ на вашу фразу вроде "Конечно, в коммерческом предложении невозможно отразить все наши преимущества. Поэтому я готов обсуждать любые вопросы для формирования предложения, которое полностью удовлетворит ваши интересы" вы услышите: "У нас уже есть поставщик, с которым мы давно работаем и который прекрасно учитывает все наши интересы и потребности", вывод только один — кто-то его уже купил. Единственный способ работы здесь — продолжать диалог с помощью все тех же двусмысленных фраз.

Андрей Титов, генеральный директор компании "Новотех": Я был на тренинге по откатам у Дмитрия Ткаченко. Одной из многих фишек, полученных там и применяющихся в работе, был полушутливый вопрос к закупщику: "Вы коньяк в каком виде предпочитаете — в жидком или бумажном?" Само собой, этот вопрос надо предварить разговором "о птичках" или фразой вроде "Мне вчера шутку рассказали". Работает как часы!

Алексей Завьялов, бывшийсотрудник фармацевтической компании: Интересную практику "подсаживания" на откат заведующих аптеками применяли на этапе входа на рынок западные фармацевтические компании. Сначала на какой-либо праздник (Новый год, 8 Марта, День медицинского работника и т. д.) дарился небольшой, но достаточно ценный подарок. Затем подарки начинали приноситься "просто так" — раз в квартал или после крупных закупок. При этом стоимость их возрастала. И наконец появлялся "его величество конверт" — конечно, со словами, что медицинский представитель просто не успел приобрести подарок (боялся ошибиться) для Марьи Ивановны и пусть она сама приобретет себе то, что ей нравится. В следующий раз сумма в конверте уже связывалась с показателями, на которые могла повлиять заведующая: объемом закупки и отсутствием просроченной дебиторки. Кстати, насколько мне известно, фармрынок — это единственный рынок, где за возникновение просроченной дебиторской задолженности штрафуют заведующих аптеками: в этом случае им не выдают откат.

Дмитрий Ткаченко: Можно выделить несколько типов закупщиков. Первый из них — "девочка": полное отсутствие опыта в данной сфере, незнание схем и т. д. Следующий тип — "женщина": знает об откатных схемах, воспринимает намеки, но иногда делает вид, что не понимает, о чем идет речь. Закупщик этого типа не делает из откатов существенного (основного) источника доходов: может взять, а может и не взять. Тип "жена". Здесь нужно все: и деньги, и внимание, и отношения, и подарки. Обычно берет у проверенных людей. Как правило, если довольна текущей ситуацией, то старается отказать новым претендентам любым удобным способом.

Наконец, тип "проститутка". Зарабатывает на откатах, без отката дальнейшее сотрудничество с ней просто невозможно. Ей не нужны подарки, букеты, неформальные отношения — только откат.

Владимир Р., менеджер по продаже промышленного оборудования:За годы работы с откатами я вывел несколько простых правил. Никогда не предлагайте (и не передавайте) откат в кабинете закупщика: выведите его пообедать, договоритесь о поездке к вам на предприятие — посмотреть склад и т. д. С одной стороны, это залог вашей безопасности: сам закупщик может не знать о стоящих в его кабинете "жучках" и видеокамерах. С другой стороны, вне родных стен подобные вопросы обсуждаются проще. Не употребляйте в переговорах слово "откат". Замените его "бонусной программой", "адресной компенсацией усилий участников переговоров" и т. д. При обсуждении деталей отката проговорите все нюансы: сколько, когда, кто... Нет ничего хуже обманутых ожиданий закупщика, получившего меньше, чем он рассчитывал, да еще и несвоевременно. Уходите от налички. Зачем человечество придумало WebMoney и Western Union? Чтобы вы меньше нервничали. Если вас "вяжут" при передаче отката, упорно гните свою линию: эти деньги — возврат долга.

Ни дать ни взять

Для многих руководителей коммерческих организаций борьба с откатами сводится к периодическому поиску "негодяев". Но разовые антиоткатные акции малоэффективны, и закупщики, переждав бурю, начинают наверстывать "недополученную прибыль".

Роман Бодряков: Как правило, откаты процветают, когда за сбор информации, первичные переговоры с поставщиками, принятие решения о закупке и сопровождение сделки отвечает один человек (наемный сотрудник), контроль действий закупщика отсутствует или неэффективен, система стимулирования сотрудников в сфере закупок отсутствует или неэффективна.

Эксперты советуют "откатоопасной" организации проведение провокаций-проверок своих сотрудников. Это что-то вроде известной Mystery Shopping — технологии проверки качества обслуживания.

Антон Ходарев: Однажды мне пришлось использовать в своей практике метод провокаций. Мы создали легенду о компании-поставщике (даже сделали простенький сайт в интернете), сформировали прайсы на продукцию, и под видом представителя поставщика наш контролер обратился в отдел закупок и предложил откат. Один закупщик после ряда контактов согласился. Закупщика, конечно же, уволили, подняв большой внутрифирменный скандал. После этого сотрудников отдела закупок уведомили, что подобным методом тайной проверки руководство намерено пользоваться и впредь.

Эффективен и листинг поставщиков. "Если поставщики предлагают и дают откаты категорийным менеджерам за вход в сеть, ввод новых позиций в ассортиментную матрицу, размещение продукции на полке в несколько "фейсов", то нам просто необходимо перенаправить этот денежный поток себе в кассу" — так решили топ-менеджеры сетевой розницы с оглядкой на западные розничные сети. В результате возникла система бонусов за вход и сотрудничество с сетью, которая кроме минимизации рисков ритейлера при работе с поставщиком позволила также направить откатные деньги поставщиков на увеличение собственной прибыли.

Роман Бодряков: Особенностью российского подхода к системе листинга и бонусных платежей является то, что некоторые российские ритейлеры собирают эти деньги неофициально, то есть без договора на предоставление дополнительного сервиса в сети. Чаще всего подобные платежи проходят либо по договорам, по которым сеть проводит маркетинговые исследования для поставщика (например, о том, как продаются его и сопутствующие товары), либо просто нигде не приходуемой наличкой. Так как за эти деньги компания-поставщик не получает никаких дополнительных услуг, то бонусы превращаются в обычное вымогательство наличных.

Полезно также развести функции поиска поставщиков и принятия решения о закупке.

Виктория Осипова: Самый простой способ разделения функций — когда специалист по снабжению по результатам взаимодействия с поставщиками готовит конкурентную таблицу, в которой указываются закупаемая номенклатура, цены поставщиков и условия поставки, а затем предоставляет ее для принятия решения руководителю или собственнику.

Этой же цели служит и ценовой мониторинг рынка. Сведения о рыночных ценах на продаваемую продукцию и закупаемые товары сводятся в удобную для восприятия форму, что позволяет руководству оценивать эффективность заключаемых отделом снабжения сделок.

Бюджетирование закупок внедряется для управления финансовыми потоками и повышения прозрачности финансовой информации в сфере закупок, и это тоже один из способов борьбы с откатами.

Антон Ходарев: У нас в компании отдел снабжения начинает работать по бюджетам, в которых указываются объемы закупок той или иной продукции, ее стоимость и источники финансирования. Бюджеты закупок обычно составляются на год, а затем разбиваются на тактические — на более короткие промежутки: квартал, месяц и т. д. Ни одна сделка не может выйти за рамки установленного бюджета. Казначейство следит за тем, чтобы ни один платеж "случайно" не прошел мимо бюджета, и оплачивает только то, что согласовано. Текущие коррективы в бюджет с учетом сложившейся ситуации (внеплановый рост цен, потребности в дополнительных закупках) раз в месяц вносит бюджетный комитет (либо высший руководитель).

Проведение тендеров (конкурсных торгов) позволяет не только выбрать наилучшие предложения на рынке, но и минимизировать использование закупщиками откатных схем.

Андрей Храмкин, директор Института госзакупок ГУ-ВШЭ: В современной России, как и во всем мире, наиболее действенной мерой противодействия коррупции при госзакупках является использование конкурсных процедур. Несмотря на предусмотренный законодательством целый комплекс мер по снижению коррупции, время от времени появляется информация о злоупотреблениях и судах над чиновниками, отвечающими за закупки. Причин несколько, и они связаны не только с несовершенством действующего законодательства. У провинившихся чиновников наблюдается ряд общих симптомов: правовой нигилизм, юридическая безграмотность и отсутствие уважения к доверенным его управлению государственным ресурсам. С ужесточением и совершенствованием законодательства о закупках в рядах чиновников-коррупционеров наблюдается процесс естественного отбора: жадные и глупые садятся в тюрьму.

МАКСИМ ГОРБАЧЕВ

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ

Вот на эти 2% закупщик и живет

За все годы работы начальником отдела продаж мне больше всего запомнился случай, когда откат по сделке составил 37 рублей 15 копеек. Это была закупка муниципальной райбольницей хозинвентаря (швабр, ведер и т. д.). Завхоз больницы (лично приехавшая за товаром и откатом) страшно боялась, что мы ее обманем и не выдадим вознаграждение. Впоследствии более преданного клиента у нашей организации не было: регулярно мы тратили от 30 до 40 минут, снимая ее страхи, когда она причитала: "Уж не слишком ли я завысила цены?" и "Ох, как бы не открылось!" Благодаря этому контакту я выработал линию поведения, которая безотказно действует в отношении женщин среднего и старшего возраста, работающих на низовых и средних должностях: "Ну что вы, все так работают", "Не мы такие — жизнь такая", "Возьмите не для себя — для детей" и т. п.

Опыт убедил меня в том, что откат следует применять лишь в двух случаях: при поставке неконкурентоспособного товара по завышенной цене и при поставке товара таким организациям, которые без отката не покупают ничего — это госсектор, естественные монополии и т. п.

В 2006 году я написал книгу об откатах. На различных мероприятиях (выставки, семинары, конференции), где я ее популяризирую, не раз наблюдал за любопытной реакцией на книгу крупных госчиновников, имеющих отношение к закупкам. Первая их реакция на протянутую им книгу (на обложке которой крупно написано "Откат"): они отдергивали руку, даже прятали ее за спиной. После рассказа о том, что книга содержит главу о борьбе с откатами, некоторые чиновники брали книгу в руки — и открывали главу, посвященную собственно технике отката. Наиболее хитрые книгу в руки не берут, но потом присылают своих подчиненных переписать ее выходные данные.

На тренингах можно услышать много забавных историй из реальной практики участников. Например, продавцу-новичку долго втолковывали про "этику" передачи денег. Он кивнул, что все понял, и пошел эти самые деньги передавать. Через полчаса его начальнику звонит ошалевший клиент, получивший деньги на пороге своей конторы, в присутствии людей, без конверта...

Есть прием, который прекрасно работает, когда нужно передать деньги непосредственно на рабочем месте закупщика. Конверт с деньгами прикрепляется скрепкой к договору и вручается откатополучателю со словами: "А вот договор с приложениями". Элегантным способом "припрятывания" отката, применяемым на рынках, работающих с ценами в условных единицах, является "накручивание" дополнительных процентов. Суть способа: счет должен быть выставлен в рублях по курсу ЦБ, на практике же счет выставляется по курсу ЦБ плюс 2%. Вот на эти 2% закупщик и живет.

Дмитрий Ткаченко

Сергей Елисеев, Партнер и независимый директор управляющей компании «Менеджмент 911+», эксперт Союза руководителей служб безопасности Урала, Москва

В этой статье Вы прочитаете

Как искоренить откаты в компании и воровство среди менеджеров по закупкам раз и навсегда

1. Организовать «горячую линию». Это один из самых эффективных способов пресечь откаты в компании на уровне сотрудников среднего звена. Используя все доступные каналы связи, уведомьте поставщиков о существовании «горячей линии» - пусть и они сообщают Вам, если Ваши сотрудники начнут вымогать откаты.

Запустите «эскалатор»: объявите партнерам, что, если у них есть действительно хорошее ценовое предложение, а менеджер по закупкам на него не отреагировал, они всегда могут «подняться» с этим предложением на более высокий уровень: начальника отдела, топ-менеджера и даже Генерального Директора.

2. Отслеживать контакты менеджеров с контрагентами. Обяжите менеджеров ежегодно вносить в CRM-систему информацию о взаимодействии с контрагентами в течение дня. Это мягкий метод, который, помимо прочего, позволит накопить полезные данные. Есть и жесткий вариант: переговоры менеджеров с партнерами можно записывать (с соблюдением требования закона) и выборочно анализировать на предмет обсуждений откатов в компании типа «зашлем посылку как обычно». По крайней мере, сотрудники должны знать, что Вы (или служба безопасности) располагаете такой возможностью, и контроль ведется. Важное дополнение: нужно запретить использование личных телефонов для работы, даже и любое их использование в помещениях. Тогда менеджер, постоянно выбегающий на улицу поговорить по мобильному, быстро привлечет внимание.

3. Проводить контрольные закупки для борьбы с откатами в компании. От лица потенциального контрагента предлагайте менеджерам откаты и следите за реакцией сотрудников. Для такой работы лучше привлекать внешних специалистов, делая это в условиях сезонного роста спроса.

4. Еще один хороший способ бороться с откатами в компании – мониторить цены. Поручите отделу маркетинга регулярно анализировать уровень цен на рынке (для этого можно исследовать предложения на электронных торговых площадках). Метод хорош, если у Вас много компаний-конкурентов, предлагающих однотипные товары. А вот для сегментов, где выполняются сложные индивидуальные заказы, он не подходит.

5. Провести «показательный процесс». Если Вы поймали кого-то на откатах в своей компании, не замалчивайте этот факт – устройте показательное увольнение, обратитесь с иском в суд, напишите заявление о возбуждении уголовного дела, предайте информацию огласке в СМИ (печатных или электронных). Независимо от решения суда и исхода уголовного процесса это заставит других сотрудников всерьез опасаться ответственности за подобные нарушения.

6. Стандартизировать предоставление скидок и прочих льгот. Регламентируйте условия, при которых поставщикам должны предоставлять скидки и отсрочки. Не ограничивайтесь каким-то одним критерием – определите три – пять оснований для принятия такого решения. Если пойдет речь об исключениях из правил, рассматривайте их коллегиально на более высоком, чем менеджеры по закупкам, уровне с участием сотрудников службы безопасности, отделов маркетинга, финансов.

7. Предотвращайте возникновение устойчивых связей. Если регулярно менять менеджеров, прикрепленных к конкретным контрагентам, риск, что Ваши сотрудники установят слишком тесные связи и начнут ими злоупотреблять, уменьшается. Эффект будет выше, если Вы сделаете такую политику официальной. Кроме того, стоит разделить процесс заключения контрактов с поставщиками на этапы и доверить каждый из них разным менеджерам – несмотря на то, что такой шаг увеличит нагрузку на менеджеров, интегрирующих результаты.

8. Минимизировать наличные расчеты. Безналичные расчеты прозрачнее: при необходимости их можно проследить. Соответственно, риск откатов в компании при отказе от оплаты наличными несколько снижается.

9. Возглавить то, что нельзя побороть. Если отрасль, в которой работает Ваша компания, сильно коррумпирована, сразу информируйте поставщиков, что откаты Вы как собственник принимаете лично в виде скидок и иных льготных условий. Иначе откаты будут предложены Вашим подчиненным.

10. Подключаться к переговорам с поставщиками. Полезно периодически привлекать к переговорам с новыми поставщиками кого-то из управленцев (или самому участвовать в одной из заключительных встреч). В большинстве случаев партнер, заключивший сделку при участии руководителя более высокого уровня, не станет оплачивать лояльность Вашего закупщика, а ограничится скромными подарками.